När Årjängs kommun tog i bruk Bsure fick IT-strategen Agnetha Persson den överblick hon länge saknat. Det som tidigare tog en hel vecka av manuellt arbete kan nu göras på en dag, med bättre säkerhet, lägre kostnader och tydligare ansvar i hela organisationen.

Från manuella listor till automatiserad överblick

Årjängs kommun ligger i västra Värmland, har drygt 9 800 invånare och omkring 1 200 anställda. Som IT-strateg ansvarar Agnetha Persson för kommunens hela IT-miljö med allt från licenser och användarkonton till säkerhet och uppföljning. Kommunen har outsourcat drift, nätverk och support till en extern leverantör, men äger alla datorer, servrar och licenser själva. Detta gör hennes roll både bred och central i organisationen.

”Den som jobbar med IT i Årjängs kommun är jag”, konstaterar hon med ett leende.

Kommunens IT-miljö omfattar inte bara administrativt anställda utan även elever och lärare, som har egna Education-licenser. Det innebär att tusentals konton ska hanteras och hållas aktuella, något som tidigare var både tidskrävande och svårt att överblicka.

Under lång tid genomfördes licensinventeringar två gånger per år, i mars och september, som en del av kommunens internkontrollplan. Arbetet var tidskrävande och utfördes till stor del manuellt.

”Mars och september var inga roliga månader. Det fanns inget enkelt sätt att se vem som varit aktiv. Jag fick sitta med listor och kontrollera varje användare helt för hand”.

Enklare arbetssätt med Bsure

När Årjängs kommun fick se Bsure i drift upplevde Agnetha att det var precis det verktyg hon saknade. Lösningen gav snabb tillgång till information som tidigare krävde många timmars manuellt arbete. Efter införandet kunde hon snabbt identifiera och ta bort över 130 inaktiva konton. Det gav både tydliga kostnadsbesparingar och en högre säkerhet.

”Jag såg direkt att systemet var jättebra. Det var precis det jag behövde. Jag slipper nu sitta med Excel och manuella kontroller”.

I dag använder kommunen Bsure som stöd för att hålla licenser uppdaterade, följa upp användaraktivitet och säkerställa att rutiner följs. Insikterna används även för att skapa dialog med chefer om hur licenserna används, vilket har lett till bättre struktur och medvetenhet i organisationen.

Bsure används också som ett verktyg för att skapa ansvar i organisationen. När rapporterna tas fram skickas underlaget till respektive chef som får bekräfta att personerna i listan fortfarande är anställda. På så sätt blir det enklare att hålla användardata uppdaterad och samtidigt öka medvetenheten om licenskostnader i hela kommunen.

Från en vecka till en dag

Den manuella licensinventeringen som tidigare tog omkring en vecka att genomföra kan nu göras på en dag. Arbetet är dessutom mer tillförlitligt, eftersom data hämtas direkt från Microsofts miljö och hålls löpande uppdaterad.

Kommunen har samtidigt stärkt sin informationssäkerhet. Bsure gör det enkelt att se vilka användare som saknar tvåfaktorsautentisering och att kontrollera att konton tas bort när medarbetare slutar. Agnetha berättar att hon nu tydligt kan bekräfta att konton verkligen raderas som de ska.

Bsure fungerar även som en kontroll gentemot kommunens IT-leverantör. När konton markeras för borttagning skickar Agnetha listan vidare till leverantören, som genomför åtgärden. Därefter kan hon verifiera i Bsure att kontona är borttagna. Det ger en extra trygghet i att rutinerna följs och att kommunen inte betalar för licenser som inte längre används.

En lösning som frigör tid

För en person som ansvarar för IT är tillgänglighet och enkelhet avgörande. Systemet används direkt i webbläsaren via Microsoft 365 utan extra inloggningar och supporten finns alltid nära till hands.

Agnetha uppskattar att hon kan ställa frågor och få svar direkt i stället för att läsa långa manualer. Det gör att hon lär sig systemet snabbt och kan arbeta mer effektivt.

Bsure har gett kommunen både bättre kontroll och mer tid till utveckling. Hon behöver inte längre arbeta i Excel, utan får snabbt ut den information hon behöver och kan agera direkt.

Utökat användande av Bsure

Efter att först ha fokuserat på användare och licenser har Årjängs kommun börjat använda fler delar av Bsure. Under hösten började Agnetha även använda säkerhetsvyerna för att följa upp tvåfaktorsinloggning. Planen är att under vintern börja arbeta mer aktivt med data om enheter och applikationer.

Hon beskriver Bsure som ett enkelt sätt att snabbt få fram den information hon behöver och omsätta den i konkreta åtgärder.

Genom att successivt bredda användningen får kommunen en mer komplett bild av hela Microsoft-miljön med allt från licenser och användare till säkerhet och utrustning.

Nästa steg

Årjängs kommun planerar nu att använda fler funktioner i Bsure för att optimera licensanvändningen ytterligare. Ett av nästa steg är att analysera hur ofta olika versioner av Office används för att kunna matcha licenstyper bättre mot faktiska behov. Agnetha vill gärna se när skrivbordsinstallationen används i praktiken för att kunna visa var verksamheterna kan sänka kostnaderna.

Resultatet

• Tidsbesparing: Från en vecka till en dags arbete vid licensinventering
• Kostnadsreduktion: 130 inaktiva konton borttagna
• Ökad säkerhet: Snabb överblick över användare utan tvåfaktorsautentisering
• Bättre samarbete: Klara underlag till chefer och leverantör

”Det är ett enkelt och pålitligt system som sparar tid, höjer säkerheten och ger full kontroll. Det har verkligen förenklat min vardag.”
– Agnetha Persson, IT-strateg, Årjängs kommun