Asker kommun har nu ett ännu starkare fokus på ekonomiskt ansvar än någonsin tidigare. Som kommunens licensansvarige har Christian Melgaard letat efter ett verktyg som Bsure. 

När Asker stod inför en treårig förnyelse av sitt avtal med Microsoft, önskade de en översikt över användare och licenser. ICT-serviceteamet och Christian, en rådgivare inom ICT, började leta efter lösningar som kunde hjälpa dem att få den översikten. Deras IT-partner introducerade dem för Bsure, och Hallvard tog snabbt kontakt och gjorde en produktdemo. 

• Vi förstod snabbt att detta var ett kraftfullt verktyg som skulle ge oss bättre insikter i vår 'hyresgäst', användare och licensanvändning, säger Melgaard. 

En föränderlig kommunal ekonomi 

Situationen för Asker kommun har förändrats under de senaste åren, med flera faktorer som har bidragit till detta. I början av 2020 gick de samman med Røyken och Hurum, och med globala utmaningar som pressar offentliga finanser och stramar åt budgetarna, måste kommunen "vända på alla stenar" för att spara pengar. 

• Tidigare hade vi en bekväm budget, men nu är vi mer medvetna än någonsin om att inte slösa bort skattebetalarnas pengar, noterar Melgaard. 

Som Askers licensansvarige är Melgaards huvudansvar att säkerställa att vi tar vara på varje licenskrona och har rätt licenser för våra användare. 

• Nu vänder vi på varje krona, och då är ett verktyg som Bsure 'komplett guld', säger han. 

Kollar om tilldelningsreglerna fungerar 

Bsure ger en översikt över inaktiva användare, och Melgaard har följt upp med olika ledare i kommunen för att ta reda på varför. 

• Vi har satt upp regler för automatisk licenstilldelning baserat på vårt HR-system. Men efter att ha använt Bsure ser vi att vi inte har varit helt exakta med alla tilldelningsregler, säger Melgaard. 

All information om medarbetarna finns i HR-systemet, och regler har satts upp som specificerar att om du har denna tjänst i denna avdelning, ska du tilldelas denna licens. Med insikter från Bsure fann de att vissa regler behöver justeras. 

Kan du ge några exempel? 

• Till exempel, om du är sjuksköterska på en vårdinrättning, behöver du tillgång till Office-sviten, eller behöver du bara logga in på din dator och nå ett molnsystem? Det finns vissa regler där vi ser att behoven inte är riktigt som vi först trodde när vi satte upp reglerna, förklarar Melgaard. 

Att ta det i faser 

Med 9 500 användare och en uppsättning av komplexa regler, finns det mycket att arbeta igenom. 

• Vi tar elefanten bit för bit. Vi börjar med det vi anser vara viktigast, säger Melgaard. 

I den aktuella fasen fokuserar Melgaard och Asker främst på att få en översikt och städa upp. I nästa fas kommer de att koncentrera sig på att justera och förfina tilldelningsreglerna och bedöma effekten. 

• I den sista fasen, om vi kommer dit, kommer det att handla om att kontrollera och underhålla, identifiera och åtgärda eventuella fel som uppstår, säger Melgaard. 

Imponerad av Bsure-teamets innovation 

Utöver det praktiska värdet av Bsure är Melgaard imponerad av företagets innovation och villighet att lyssna på kundernas behov. 

• Bsure-teamet är bra på att hitta lösningar, ta in feedback och implementera den i sin produkt. De har en tydlig och organiserad process, och det är tydligt att de är skickliga, säger han. 

Melgaard rekommenderar inte bara Bsure till andra kommuner utan även till andra företag. 

• "Alla som använder Microsoft-produkter kan dra nytta av Bsure," säger han.