För Sandefjord Kommun, med över 60,000 invånare och ett brett utbud av tjänster, är pålitlig och effektiv hantering av både identiteter och licenser avgörande. För att förbättra dessa processer valde Sandefjord Kommun att samarbeta med Bsure.

Vi pratade med Tom-Ivar Lyngseth, senior konsult på Sandefjord Kommun, som delade sina erfarenheter av att använda Bsure Insights.

Utmaningar Före Bsure Insights

Innan de använde Bsure Insights stod kommunen inför flera utmaningar relaterade till hanteringen av inaktiva användare och dubblettlicenser.

"Vi visste att vi hade många inaktiva användare, men det var svårt att lokalisera dem," förklarar Lyngseth.

Han påpekar att de visste att de hade användare som kanske inte skulle vara i systemet, och utan en tydlig översikt var det utmanande att rensa upp.

Kenneth Blix Arna, IT-chef på Sandefjord Kommun, kom först i kontakt med Bsure, och efter en presentation och demonstration blev de snabbt intresserade av produktens möjligheter.

"Vi blev ganska imponerade av produkten. Den gav oss en helt annan insikt och översikt," säger Lyngseth.

Med Bsure Insights fick kommunen en tydlig visuell representation av alla användare och licenser, vilket gjorde det mycket enklare att identifiera och rensa bort inaktiva användare och felregistrerade licenser.

Avlägsnade 1,000 Licenser

Implementeringen av Bsure Insights hade omedelbara konkreta effekter för Sandefjord Kommun.

"Vi har blivit av med runt ett tusen licenser," rapporterar Lyngseth.

Dessa var användare som antingen hade blivit inaktiva, var dubbellicensierade, eller var användare som i verkligheten aldrig borde ha skapats och tilldelats en licens.

Förbättra Processer och Datakvalitet

Med Bsure Insights fick Sandefjord Kommun en tydlig och detaljerad översikt över alla användare och licenser. Detta möjliggjorde förbättring av interna processer.

"Produkten ger oss en helt annan översikt än vi skulle kunna uppnå på egen hand med enkla medel," förklarar Lyngseth.

Liksom många andra kommuner och större organisationer har Sandefjord Kommun en process där användare skapas i ett HR-system. HR-systemet är sedan kopplat till ett IAM-verktyg (Identity and Access Management) som automatiskt skapar användare och tilldelar licenser baserat på ett uppsättning regler.

Insikterna från Bsure ledde till en revision av kommunens IAM-regler. De såg att användare tillhörande flera jobbkoder i själva verket inte använde eller behövde de licenser de hade tilldelats. Ett exempel är politiker. Tidigare fick alla politiker en användare och en licens. Dock använde en stor andel av politikerna inte e-postadressen och licensen de hade fått från kommunen.

Efter att ha justerat reglerna och istället testat behovet för flera användargrupper undviker de nu att tilldela licenser till användare som inte är aktiva.

"Översikten vi får med Bsure Insights är guld värd," säger Lyngseth.

Dessutom upptäckte kommunen att vissa tidigt skapade användare saknade korrekt ifyllning av flera användaregenskaper. Egenskaper som avdelning, företag, etc., används ofta för att skapa dynamiska grupper för att automatisera åtkomsten.

Insikterna som erhållits med Bsure Insights gjorde det enkelt att identifiera dessa brister så att de kunde rättas till.

Vardagsanvändning

Bsure Insights är nu en integrerad del av den dagliga verksamheten i Sandefjord Kommun. Flera anställda har tillgång till verktyget och använder det aktivt för att säkerställa att inga dubblettregistreringar eller onödiga licenser förbises.

"Jag kontrollerar systemet flera gånger i veckan för att hålla koll," säger Lyngseth.

Slutsats

För Sandefjord Kommun har Bsure Insights varit en värdefull investering. Den har försett dem med enkla och klara insikter som de kan använda för att hantera både identiteter och licenser. Detta har lett till betydande kostnadsbesparingar och ett mer organiserat arbetsflöde.

Som Tom-Ivar Lyngseth sammanfattar: "Översikten vi får med Bsure Insights är ovärderlig, och det har gjort vårt arbete mycket lättare."