I denna introduktionsartikel kommer vi att förklara lite om hur Microsoft licensierar sina molnprodukter. Vi kommer främst att fokusera på Microsoft 365-produkterna, men flera av principerna gäller även andra produkter som Dynamics 365 och liknande.

Licenser för Microsoft 365

Om du går till Microsofts landningssida för Microsoft 365, kommer du att se att Microsoft har skapat olika produktpaket för olika segment:

• Microsoft 365 för hemmet är avsett för konsumentmarknaden.

• Microsoft 365 för företag  är för SMB-marknaden (färre än 300 licenser).

• Microsoft 365 för stora företag är för större företag (behov av fler än 300 licenser).

• Microsoft för utbildning är för skolor och andra utbildningsinstitutioner.

Hur köper du licenser?

Företagsavtal (för företag med över 500 användare). 
Avtalet ingås med Microsoft och kräver ett åtagande på minst tre år, med årlig justering. Kan ge bra rabatter och förutsägbarhet.

Direkt från Microsofts webbplatser. 
Inga rabatter, och vanligtvis betalas det med kreditkort.

Genom en Cloud Service Provider (CSP) partner. 
CSP:er med "återförsäljare"-status kan sälja licenser på uppdrag av Microsoft. De har en marginal och kan ibland även ge rabatter. CSP:n får en faktura från Microsoft och fakturerar slutkunden direkt eller som en del av ett tjänstepaket.

Om abonnemang och licenser

Vad är egentligen skillnaden mellan ett abonnemang och en licens? Ett abonnemang är ett avtal om att köpa ett antal licenser. Det går bra att ha flera abonnemang, dvs. avtal, för samma produkt.

Åtagandets längd och pris 
Microsoft säljer licenser med månads-, års- och i vissa fall treårs åtagande. På års- och treårsabonnemang kan du välja på de flesta abonnemang om du vill bli fakturerad månadsvis eller för hela perioden "i förskott". Månadsabonnemang är 20% dyrare än årsabonnemang. De priser som Microsoft presenterar på sina webbplatser är oftast månadspriset för ett abonnemang med års åtagande.

Kombinera månads- och års åtagande
Det är fullt möjligt att köpa licenser både med månads- och års åtagande för samma produkt. Ett företag som behöver t.ex. 500 licenser, men som är osäkert om de kommer ha lika många anställda om ett år, kan välja att bara köpa 400 licenser som ett årsabonnemang, och resten som ett månadsabonnemang.

Förnyelse
Som standard förnyas abonnemang automatiskt för en ny period när de når slutdatumet. Det är därför viktigt att vara medveten om när de abonnemangen du har ska förnyas, både om du behöver minska antalet licenser och om du planerar att sluta använda en produkt.

Prisförändringar
Microsoft justerar sina priser mot den amerikanska dollarn två gånger per år. Det har varit särskilt märkbart i Norge de senaste åren, med en prisökning både i april 2023, och nu senast i februari 2024. Detta beror förmodligen främst på att den norska kronan har försvagats mot den amerikanska dollarn. Om kronan skulle stärkas i framtiden, kan priset gå ner vid nästa valuta justering. Det har gjort det tidigare i vissa andra marknader.

När du köper ett abonnemang, låser du även priset på abonnemanget. Om Microsoft höjer (eller sänker) priset under abonnemangsperioden kommer den ändringen inte att träda i kraft förrän abonnemanget förnyas. Om du ökar antalet licenser på ett befintligt abonnemang, gäller även "pris låsningen" för dessa.

Hur du kontrollerar vilka abonnemang du har
En administratör kan kontrollera vilka abonnemang företaget har i dess tenant genom att gå till Fakturering – Dina produkter i Microsoft 365 Admin Center.

Alla abonnemang i tenanten från alla försäljningskanaler visas här. Och du kan kontrollera när de olika ska förnyas eller upphör.

Om du väljer ett abonnemang får du mer detaljer. Exemplet nedan visar ett abonnemang för 10 Power BI Pro-licenser som har köpts direkt från Microsoft med ett kreditkort. Om du har köpt licenser via en eller flera CSP:er kan du också se här vem det är.

Licenser 
Som tidigare nämnt är ett abonnemang ett avtal om att köpa ett antal licenser. Och du kan ha flera abonnemang för licenser för samma produkt. Till exempel ett månads- och ett årsabonnemang. I Microsoft 365 administratörscenter under Dina produkter – Licenser, kan du kontrollera det totala antalet licenser du har i tenanten.

Det är också möjligt att hantera licenserna i Microsoft Entra administratörscenter, eller i Entra ID-sektionen av Microsoft Azure-portalen om du föredrar det. Det är exakt samma licenser som visas där.

Observera att alla licenser för en produkt, även om de är från olika abonnemang, hamnar i samma "licenshylla" i tenanten. Det är därför omöjligt att säga vem det är som använder de licenser som köps på t.ex. ett månadsabonnemang jämfört med ett årsabonnemang.

Hur är en licens strukturerad? 

En molnlicens från Microsoft innehåller tjänsteplaner som ger tillgång till de olika komponenter som ingår i licensen. Här är ett exempel på några av de tjänsteplaner som ingår i Microsoft 365 E3:

Microsoft 365 E3 är ett stort licenspaket och innehåller många "delprodukter". När man tilldelar licenser kan man välja att inaktivera vissa tjänsteplaner om man inte vill att vissa av delprodukterna ska vara tillgängliga för slutanvändarna.

Det är dessutom viktigt att ha en relation till vad som ingår i de olika licenserna, för att undvika att köpa licenser med överlappande funktionalitet för dina användare. Vi kommer att gå djupare in på detta i senare blogginlägg.

Licenstilldelning

Licenser kan tilldelas direkt eller baserat på gruppmedlemskap. Gruppbaserad tilldelning är att föredra, eftersom detta ger bättre kontroll över tilldelningen, och det är enklare att inaktivera vissa tjänsteplaner för alla användare om det behövs.

Gruppbaserad tilldelning måste göras i Entra ID.

Exemplet här visar att gruppen LIC-Anställda kommer att tilldelas en licens för Office 365 E3 med alla tjänsteplaner aktiverade:

Det finns olika praxis om man ska välja att ha en 1:1 relation mellan grupp och licens, eller om man ska samla tilldelningen av alla licenser en användargrupp ska ha i samma grupp. Varje företag måste självt bedöma vad som passar bäst.

Om vi går till gruppen LIC-Anställda i Entra ID, ser vi att samma grupp också tilldelar flera andra licenser till medlemmarna:

Under Licensierade användare på en licens i Entra ID kan du se om användarna tilldelas licenserna direkt, eller om de har fått licensen på grund av ett gruppmedlemskap:

Observera att det finns ett krav att användarna som använder denna funktionalitet måste ha en licens som inkluderar Microsoft Entra ID P1:

Sammanfattning

Detta var en snabb översikt över hur licensiering fungerar i Microsofts moln. Vi kommer att följa upp med fler artiklar i framtiden, som kommer att gå djupare in på de olika frågorna som finns.

Ämnet kan kännas komplext och omfattande för många, och svårt att förstå. Vi på Bsure brinner för att ge bättre insikt i detta, så att man kan göra de rätta valen.