Den 1 februari slutar Microsoft skicka inloggningskoder via sms och röstsamtal. Vi har redan skrivit mycket om de tekniska förändringarna, men den här artikeln handlar om människorna: hur du får dina kollegor att gå över till passkeys före deadline. Du får fem saker som din plan bör innehålla, plus fyra prompts som hjälper dig med kommunikationen.
När vi pratar med it-chefer om den här förändringen hör vi samma sak om och om igen. Det tekniska har de koll på. Det som oroar dem är att få resten av organisationen att faktiskt genomföra förändringen. Känner du igen dig är du i gott sällskap.
Vi människor är vanedjur. Varje januari köper många av oss gymkort, och i februari är en hel del av oss tillbaka i soffan. Dina kollegor kommer att möta frågan om passkey på ungefär samma sätt, med ”skip for now” precis framför sig. Som tur är har en passkey mer gemensamt med soffan än med löpbandet: den är snabbare och enklare än att knappa in en kod. Folk behöver bara få höra om det på rätt sätt.
1. Förklara varför, och gör det om dem
Börjar mejlet med ”Microsoft kräver” hör folk att it-avdelningen har fått en uppgift i knät och skickar den vidare. Använd gärna Microsofts datum för att få lite fart på det, men ge skälet med dina egna ord och börja med vad som ändras för den som läser. Och måste du nämna en risk, säg vad folk ska göra i meningen direkt efter. En varning utan ett tydligt nästa steg får mest folk att titta bort, och här betyder det att klicka på ”Skip for now”.
Exempel: I stället för ”Microsoft avvecklar sms-koder, och du måste registrera en passkey senast den 1 februari”, prova ”Inloggningen blir snart snabbare. Nästa gång du loggar in får du frågan om att skapa en passkey. Det tar ett par minuter, och sedan slipper du vänta på koder.”
Proffstips: Erkänn att du tar bort en vana. En mening som ”vi vet att ni är vana vid koder” mjukar upp mer än ännu ett argument.
2. Gör förändringen så konkret som möjligt
Ingen behöver förstå hur en passkey fungerar. Det de behöver veta är vad de ska göra när frågan dyker upp. Beskriv just det ögonblicket, så att förändringen blir så konkret som möjligt.
Exempel: ”När du har loggat in får du en fråga om passkey. Klicka på Next och följ stegen i telefonen eller datorn. Du kan få frågan igen på en annan enhet, och det är så det ska fungera.” Den sista meningen sparar dig en hel del ärenden. Utan den ser den andra frågan ut som om något har gått sönder.
Proffstips: Om du begränsar hur många gånger folk kan hoppa över, säg det från början. ”Du kan hoppa över det här tre gånger” låter rättvist, medan att upptäcka gränsen vid fjärde försöket känns som en fälla.
3. Kör en pilot innan du skickar till alla
Skickar du ett mejl till alla får du veta vad som var oklart från hela företaget samma morgon. Börja därför hellre med en liten grupp under en avgränsad period. Använd återkopplingen från piloten för att förbättra utrullningen innan den går ut till alla.
Exempel: En it-organisation vi arbetar med började med sin egen personal och gick sedan vidare till ledningsgruppen i en av kommunerna den betjänar. It-avdelningen fick hitta problemen hos sig själv först, och cheferna blev budbärare som redan hade gjort det.
Proffstips: Be ledningsgruppen registrera sig först. En chef som har gjort det har något verkligt att berätta, och ”jag gjorde det i måndags, och det gick snabbare än jag trodde” slår vilken mall som helst. Sätt dig gärna bredvid några av dem medan de gör det. Att observera är ofta det bästa sättet att få feedback.
4. Rätt budskap från rätt avsändare
Vi vänder oss till olika personer med olika frågor. När ett budskap kommer från en chef, eller från någon man redan har en relation till, är det större chans att man lyssnar på avsändaren. Fördela därför uppgiften ute i organisationen.
Exempel: När du får ett mejl från din egen chef öppnar du det, eftersom det oftast handlar om dig och ditt jobb. När ett allmänt mejl kommer från it-avdelningen hamnar det ofta direkt i arkivet, eftersom det går till hela företaget och förmodligen inte gäller dig. Samma budskap tas emot helt olika beroende på vem som skickar det.
Proffstips: Avdelningschefer är ofta väldigt upptagna, så det är lätt att känna sig ”ghostad”. Oftast har de bara mycket att göra, så gör det enkelt för dem: be om två minuter på ett möte de redan har, skriv en mall åt dem så att de bara behöver skicka den eller läsa upp den, och låt deras egen chef vara den som frågar.
Bsure-tips: Från My Team eller My Organization i Bsure kan du delegera listan över dem som fortfarande använder sms till varje chef. De får ett mejl med en direktlänk till sin del av listan, och de behöver inget Bsure-konto för att ta emot det.
5. Visa framstegen, och stäng den gamla dörren
Folk är mycket mer villiga att röra på sig när de ser att andra gör det. Dela siffrorna per avdelning löpande, så att varje team ser var de står. Lite vänlig jämförelse brukar sköta resten.
Och så länge sms finns kvar kommer en del att fortsätta använda det. När någon har en passkey på alla enheter hen använder tar du bort sms och röstsamtal från kontot. Det är bättre att göra det själv, i vågor och under kontorstid, än att låta Microsoft göra allt på en gång en måndagsmorgon i februari.
Exempel: Ett kort inlägg i Teams varje vecka: ”Ekonomi och HR är klara. Sälj knappar in. Tack till alla som redan har bytt.” Nämn gärna avdelningen som ligger sist, men med glimten i ögat.
Proffstips: Låt nyanställda börja med en passkey från första dagen. Det finns ingen anledning att ge nya kollegor metoden du just har lagt månader på att avveckla.
Bsure-tips: Bsure håller antalet som fortfarande använder sms eller röstsamtal uppdaterat per avdelning och chef, med en trend över tid, så du slipper skriva ett nytt skript varje gång någon frågar hur det går.
Gratis prompts för din egen kommunikation
Microsoft har tagit fram flera bra mejlmallar för den här förändringen. Haken är att de är skrivna för alla företag på en gång och att de är på engelska. Promptarna nedan hjälper dig att göra om dem till meddelanden som låter som du. De fungerar i Copilot, ChatGPT, Claude eller den assistent du får använda.
1. Skriv om en mall så att folk faktiskt agerar på den
Skriv om Microsoft-mallen nedan för anställda på [företag], en verksamhet inom [bransch] med ungefär [antal] anställda. Skriv på [svenska / engelska / norska]. Meddelandet ber dem registrera en passkey innan inloggningskoder via sms och röstsamtal slutar fungera den 1 februari 2027.
Bygg upp det i den här ordningen:
1. Vad som ändras för läsaren, i en mening: snabbare inloggning utan något att knappa in.
2. Det enda de behöver göra: slutföra frågan om passkey när den dyker upp efter att de har loggat in.
3. Vad de kan förvänta sig: det tar ett par minuter, och de kan få frågan igen på en annan enhet. Det är helt normalt.
4. Var de får hjälp.
Ton: vänlig, enkel och trygg. Skriv som en hjälpsam kollega, inte som it-avdelningen eller en leverantör. Signera med en persons namn, inte ”It-avdelningen”.
Regler:
- Använd 1 februari 2027 som datum. Några av Microsofts mallar säger 28 januari.
- Inga fackuttryck, inga hot och inget ”Microsoft kräver”.
- Skriv inte att folk förlorar åtkomst eller blir utelåsta. De som bara har sms eller samtal som metod blir ombedda att skapa en passkey innan de kan fortsätta.
- Behåll mallens steg och länkar, med de namn på knappar och menyer som folk ser på sin egen skärm. Stryk allt annat som inte behövs.
- Håll det under 150 ord, och lägg till en ämnesrad och en Teams-version på två rader.
Meddelande:
[klistra in mallen]
Skriv om Microsoft-mallen nedan för anställda på [företag], en verksamhet inom [bransch] med ungefär [antal] anställda. Skriv på [svenska / engelska / norska]. Meddelandet ber dem registrera en passkey innan inloggningskoder via sms och röstsamtal slutar fungera den 1 februari 2027.
Bygg upp det i den här ordningen:
1. Vad som ändras för läsaren, i en mening: snabbare inloggning utan något att knappa in.
2. Det enda de behöver göra: slutföra frågan om passkey när den dyker upp efter att de har loggat in.
3. Vad de kan förvänta sig: det tar ett par minuter, och de kan få frågan igen på en annan enhet. Det är helt normalt.
4. Var de får hjälp.
Ton: vänlig, enkel och trygg. Skriv som en hjälpsam kollega, inte som it-avdelningen eller en leverantör. Signera med en persons namn, inte ”It-avdelningen”.
Regler:
- Använd 1 februari 2027 som datum. Några av Microsofts mallar säger 28 januari.
- Inga fackuttryck, inga hot och inget ”Microsoft kräver”.
- Skriv inte att folk förlorar åtkomst eller blir utelåsta. De som bara har sms eller samtal som metod blir ombedda att skapa en passkey innan de kan fortsätta.
- Behåll mallens steg och länkar, med de namn på knappar och menyer som folk ser på sin egen skärm. Stryk allt annat som inte behövs.
- Håll det under 150 ord, och lägg till en ämnesrad och en Teams-version på två rader.
Meddelande:
[klistra in mallen]
Skriv om Microsoft-mallen nedan för anställda på [företag], en verksamhet inom [bransch] med ungefär [antal] anställda. Skriv på [svenska / engelska / norska]. Meddelandet ber dem registrera en passkey innan inloggningskoder via sms och röstsamtal slutar fungera den 1 februari 2027.
Bygg upp det i den här ordningen:
1. Vad som ändras för läsaren, i en mening: snabbare inloggning utan något att knappa in.
2. Det enda de behöver göra: slutföra frågan om passkey när den dyker upp efter att de har loggat in.
3. Vad de kan förvänta sig: det tar ett par minuter, och de kan få frågan igen på en annan enhet. Det är helt normalt.
4. Var de får hjälp.
Ton: vänlig, enkel och trygg. Skriv som en hjälpsam kollega, inte som it-avdelningen eller en leverantör. Signera med en persons namn, inte ”It-avdelningen”.
Regler:
- Använd 1 februari 2027 som datum. Några av Microsofts mallar säger 28 januari.
- Inga fackuttryck, inga hot och inget ”Microsoft kräver”.
- Skriv inte att folk förlorar åtkomst eller blir utelåsta. De som bara har sms eller samtal som metod blir ombedda att skapa en passkey innan de kan fortsätta.
- Behåll mallens steg och länkar, med de namn på knappar och menyer som folk ser på sin egen skärm. Stryk allt annat som inte behövs.
- Håll det under 150 ord, och lägg till en ämnesrad och en Teams-version på två rader.
Meddelande:
[klistra in mallen]
2. Ge cheferna orden
Skriv ett kort manus som en teamchef kan säga på två minuter på ett teammöte. Teamet är [team/avdelning] och använder mest [enheter]. Chefen har redan registrerat en passkey och ska säga det med egna ord. Ta med: varför vi gör det här, vad det betyder för teamet, det enda de behöver göra och vem de kan fråga.
Använd bara de här fakta: inloggningskoder via sms slutar fungera [datum], folk får en fråga om passkey efter att de har loggat in, och hjälp finns hos [kontakt till servicedesken]
Skriv ett kort manus som en teamchef kan säga på två minuter på ett teammöte. Teamet är [team/avdelning] och använder mest [enheter]. Chefen har redan registrerat en passkey och ska säga det med egna ord. Ta med: varför vi gör det här, vad det betyder för teamet, det enda de behöver göra och vem de kan fråga.
Använd bara de här fakta: inloggningskoder via sms slutar fungera [datum], folk får en fråga om passkey efter att de har loggat in, och hjälp finns hos [kontakt till servicedesken]
Skriv ett kort manus som en teamchef kan säga på två minuter på ett teammöte. Teamet är [team/avdelning] och använder mest [enheter]. Chefen har redan registrerat en passkey och ska säga det med egna ord. Ta med: varför vi gör det här, vad det betyder för teamet, det enda de behöver göra och vem de kan fråga.
Använd bara de här fakta: inloggningskoder via sms slutar fungera [datum], folk får en fråga om passkey efter att de har loggat in, och hjälp finns hos [kontakt till servicedesken]
3. Svara på frågorna innan de blir ärenden
Skriv en kort FAQ för anställda som går från sms-koder till passkeys. Våra användare har mest [Windows-datorer / Mac / iPhone / Android]. Ta med de här frågorna i ett enkelt språk: ”Jag har redan en passkey, varför frågar den igen?”, ”Vad händer om jag tappar bort telefonen?”, ”Kan jag hoppa över det här?” och ”Vem kontaktar jag?”.
Svara bara utifrån de här fakta om vår miljö: folk kan hoppa över frågan [antal] gånger, om någon tappar bort telefonen [vad servicedesken gör], och vår servicedesk nås på [kontakt]. Om du inte har fakta för ett svar, skriv [KOLLA]
Skriv en kort FAQ för anställda som går från sms-koder till passkeys. Våra användare har mest [Windows-datorer / Mac / iPhone / Android]. Ta med de här frågorna i ett enkelt språk: ”Jag har redan en passkey, varför frågar den igen?”, ”Vad händer om jag tappar bort telefonen?”, ”Kan jag hoppa över det här?” och ”Vem kontaktar jag?”.
Svara bara utifrån de här fakta om vår miljö: folk kan hoppa över frågan [antal] gånger, om någon tappar bort telefonen [vad servicedesken gör], och vår servicedesk nås på [kontakt]. Om du inte har fakta för ett svar, skriv [KOLLA]
Skriv en kort FAQ för anställda som går från sms-koder till passkeys. Våra användare har mest [Windows-datorer / Mac / iPhone / Android]. Ta med de här frågorna i ett enkelt språk: ”Jag har redan en passkey, varför frågar den igen?”, ”Vad händer om jag tappar bort telefonen?”, ”Kan jag hoppa över det här?” och ”Vem kontaktar jag?”.
Svara bara utifrån de här fakta om vår miljö: folk kan hoppa över frågan [antal] gånger, om någon tappar bort telefonen [vad servicedesken gör], och vår servicedesk nås på [kontakt]. Om du inte har fakta för ett svar, skriv [KOLLA]
4. Testa meddelandet innan du skickar det
Läs meddelandet nedan som en upptagen och lite skeptisk anställd som inte bad om den här förändringen. Berätta: vad du skulle missförstå, vad som skulle få dig att klicka på ”Skip for now”, och vid vilken mening du skulle sluta läsa. Föreslå sedan de tre minsta ändringarna som skulle lösa det.
Meddelande:
[klistra in ditt utkast]
Läs meddelandet nedan som en upptagen och lite skeptisk anställd som inte bad om den här förändringen. Berätta: vad du skulle missförstå, vad som skulle få dig att klicka på ”Skip for now”, och vid vilken mening du skulle sluta läsa. Föreslå sedan de tre minsta ändringarna som skulle lösa det.
Meddelande:
[klistra in ditt utkast]
Läs meddelandet nedan som en upptagen och lite skeptisk anställd som inte bad om den här förändringen. Berätta: vad du skulle missförstå, vad som skulle få dig att klicka på ”Skip for now”, och vid vilken mening du skulle sluta läsa. Föreslå sedan de tre minsta ändringarna som skulle lösa det.
Meddelande:
[klistra in ditt utkast]
