Mjukvara blir alltmer tillgänglig, och organisationer antar fler och fler SaaS-applikationer. Förvärv kan ske snabbt, och anställda är bra på att berätta om alla nya applikationer de behöver, men inte många är lika bra på att säga till när de inte längre behöver dem. Detta utgör en utmaning för många organisationer, där IT-budgetarna fortsätter att växa, vilket gör kostnadskontroll och fördelning kritisk.  

Ofta finns det ingen lättillgänglig översikt över vad som ägs, vilket skapar komplexitet. Det saknas insikt i vem som har köpt en licens, vem som har tilldelats en, och vem som faktiskt använder dem. 

Kostnadsfördelning handlar inte bara om att fördela kostnaderna korrekt, utan genom att tillhandahålla nödvändig insikt kan företag skapa värdefulla diskussioner som leder till bättre beslut om det verkliga behovet av mjukvara. 

Ägande och användning av mjukvarulicenser

Komplexiteten kring ägandet av licenser kan variera från stora till små företag, vilket kan bero på flera faktorer. 

För det första kan mjukvaruköp och licensavtal göras av olika avdelningar eller team, var och en med sina egna rutiner, budget och behov. Detta leder ofta till fragmenterade och okoordinerade processer för att förvärva och hantera mjukvarulicenser, där det inte finns någon central översikt över befintliga licenser. 

För det andra förändras organisationers behov och den teknologiska landskapet snabbt, vilket kan resultera i att licenser köps på ad-hoc-basis utan tillräcklig tillsyn över befintliga resurser. 

Resultatet kan bli både duplicerade licenser och underutnyttjade licenser. Dessutom kan det vara utmanande att säkerställa efterlevnad och undvika licensbrott när det inte finns tydlighet om vem som äger eller är ansvarig för den individuella programvaran. 

Bättre insikt genom användning av verktyg

För att hantera dessa utmaningar visar praktiken att företag kan dra nytta av tekniska lösningar för att få bättre översikt och kontroll. Ett kostnadshanteringsverktyg kan automatisera processer för att spåra och fördela kostnader och ge transparens som grund för diskussioner om mjukvaruinvesteringar. 

Frågor som “Vilka licenser har vi?”, “Vilka avdelningar använder vilka licenser?”, och “Är vissa avdelningar dyrare än andra, och varför?” blir lättare att besvara. Idag fördelar många företag licenskostnader baserat på antalet anställda, de gör det manuellt, eller de gör det inte alls. 

Vi har upplevt att med ett verktyg kan man spara timmar varje månad eftersom processen är automatiserad. 

Sammanfattningsvis

Genom att etablera en bra strategi för kostnadsfördelning förbättrar företag sin strategiska planering och budgetering. Detta möjliggör mer exakta budgetar och bättre förutsägbarhet för framtida kostnader och intäkter. 

Kostnadsfördelning blir således ett strategiskt verktyg som inte bara visar de korrekta kostnaderna utan också främjar rätt diskussioner som kan hjälpa till att forma företagets riktning och framgång.