Når Årjäng kommune tok i bruk Bsure, fikk IT-strateg Agnetha Persson oversikten hun lenge hadde savnet. Det som tidligere tok en hel uke med manuelt arbeid, kan nå gjøres på én dag, med bedre sikkerhet, lavere kostnader og tydeligere ansvar i hele organisasjonen.

Fra manuelle lister til oppdatert innsikt

Årjäng kommune ligger i det vestlige Värmland, har drøyt 9 800 innbyggere og omkring 1 200 ansatte. Som IT-strateg har Agnetha Persson ansvar for hele kommunens IT-miljø, med alt fra lisenser og brukerkontoer til sikkerhet og oppfølging. Kommunen har outsourcet drift, nettverk og support til en ekstern leverandør, men eier alle datamaskiner, servere og lisenser selv. Dette gjør rollen hennes både bred og sentral i organisasjonen.

«Den som jobber med IT i Årjäng kommune, er meg», konstaterer hun med et smil.

Kommunens IT-miljø omfatter ikke bare administrativt ansatte, men også elever og lærere som har egne Education-lisenser. Det innebærer at tusenvis av kontoer skal håndteres og holdes oppdaterte, noe som tidligere var både tidkrevende og vanskelig å få oversikt over.

I mange år ble lisensgjennomgangen gjennomført to ganger i året, i mars og september, som en del av kommunens internkontrollplan. Arbeidet var tidkrevende og ble i stor grad gjort manuelt.

«Mars og september var ingen hyggelige måneder. Det fantes ingen enkel måte å se hvem som hadde vært aktive. Jeg måtte sitte med lister og kontrollere hver eneste bruker for hånd».

Enklere arbeidsflyt med Bsure

Da Årjäng kommune fikk se Bsure i drift, opplevde Agnetha at det var akkurat verktøyet hun hadde manglet. Løsningen ga rask tilgang til informasjon som tidligere krevde mange timers manuelt arbeid. Etter innføringen kunne hun raskt identifisere og fjerne over 130 inaktive kontoer. Det ga både tydelige kostnadsbesparelser og bedre sikkerhet.

«Jeg så med én gang at systemet var kjempebra. Det var akkurat det jeg trengte. Nå slipper jeg å sitte med Excel og manuelle kontroller».

I dag bruker kommunen Bsure for å holde lisenser oppdatert, følge opp brukernes aktivitet og sikre at rutiner følges. Innsikten brukes også til å skape dialog med ledere om hvordan lisenser brukes, noe som har gitt bedre struktur og økt bevissthet i organisasjonen.

Bsure brukes også som et verktøy for å skape ansvar i organisasjonen. Når rapportene genereres, sendes grunnlaget til hver leder, som bekrefter at personene i listen fortsatt er ansatte. Dette gjør det enklere å holde brukerdata oppdatert og samtidig øke bevisstheten om lisenskostnader i hele kommunen.

Fra én uke til én dag

Den manuelle lisensgjennomgangen som tidligere tok omtrent én uke å gjennomføre, kan nå gjøres på én dag. Arbeidet er også mer pålitelig, siden data hentes direkte fra Microsoft-miljøet og holdes løpende oppdatert.

Kommunen har samtidig styrket informasjonssikkerheten. Bsure gjør det enkelt å se hvilke brukere som mangler tofaktorautentisering og å kontrollere at kontoer fjernes når ansatte slutter. Agnetha forteller at hun nå tydelig kan bekrefte at kontoer faktisk slettes slik de skal.

Bsure fungerer også som en kontrollfunksjon overfor kommunens IT-leverandør. Når kontoer markeres for sletting, sender Agnetha listen videre til leverandøren, som gjennomfører tiltaket. Deretter kan hun verifisere i Bsure at kontoene er fjernet. Det gir ekstra trygghet for at rutiner følges, og at kommunen ikke betaler for lisenser som ikke lenger er i bruk.

En løsning som frigjør tid

For en person som har ansvar for all IT, er tilgjengelighet og enkelhet avgjørende. Systemet brukes direkte i nettleseren via Microsoft 365 uten ekstra innlogginger, og support er alltid lett tilgjengelig.

Agnetha setter pris på at hun kan stille spørsmål og få svar med én gang, i stedet for å lese lange manualer. Det gjør at hun lærer systemet raskt og kan jobbe mer effektivt.

Bsure har gitt kommunen både bedre kontroll og mer tid til utviklingsarbeid. Hun trenger ikke lenger jobbe i Excel, men får raskt ut den informasjonen hun trenger, slik at hun kan handle direkte.

Utvidet bruk av Bsure

Etter først å ha fokusert på brukere og lisenser, har Årjäng kommune begynt å bruke flere deler av Bsure. I løpet av høsten begynte Agnetha også å bruke sikkerhetsvisningene for å følge opp tofaktorautentisering. Planen er å jobbe mer aktivt med data om enheter og applikasjoner gjennom vinteren.

Hun beskriver Bsure som en enkel måte å raskt få frem informasjonen hun trenger, og omsette den i konkrete tiltak.

Ved å gradvis utvide bruken får kommunen et mer komplett bilde av hele Microsoft-miljøet, med alt fra lisenser og brukere til sikkerhet og utstyr.

Neste steg

Årjäng kommune planlegger nå å bruke flere funksjoner i Bsure for å optimalisere lisensbruken ytterligere. Ett av de neste stegene er å analysere hvor ofte ulike versjoner av Office brukes, slik at lisensnivåer bedre kan samsvare med faktiske behov. Agnetha ønsker gjerne å se når skrivebordsinstallasjonen faktisk brukes, for å kunne vise hvor virksomhetene kan redusere kostnader.

Resultatet

• Tidsbesparelse: Fra én uke til én dags arbeid ved lisensgjennomgang
• Kostnadsreduksjon: 130 inaktive kontoer fjernet
• Økt sikkerhet: Rask oversikt over brukere uten tofaktorautentisering
• Bedre samarbeid: Tydelige underlag til ledere og leverandørre og leverandøroppfølging

«Det er et enkelt og pålitelig system som sparer tid, øker sikkerheten og gir full kontroll. Det har virkelig forenklet hverdagen min».
– Agnetha Persson, IT-strateg, Årjäng kommune