Fra 1. februar slutter Microsoft å sende innloggingskoder på SMS og tale. Vi har allerede skrevet mye om de tekniske endringene, men denne artikkelen handler om menneskene: hvordan du får kollegene dine over på passkeys før fristen. Du får fem ting planen din bør inneholde, pluss fire prompts som hjelper deg med kommunikasjonen.
Når vi snakker med IT-sjefer om denne endringen, hører vi det samme gang på gang. Det tekniske har de kontroll på. Det som bekymrer dem, er å få resten av organisasjonen til å faktisk gjennomføre endringen. Kjenner du deg igjen, er du i godt selskap.
Vi mennesker er vanedyr. Hver januar kjøper mange av oss medlemskap på treningssenter, og i februar er en god del av oss tilbake i sofaen. Kollegene dine kommer til å møte passkey-beskjeden på litt samme måte, med «skip for now» rett foran seg. Heldigvis har en passkey mer til felles med sofaen enn med tredemølla: den er raskere og enklere enn å taste inn en kode. Folk må bare få høre om det på riktig måte.
1. Forklar hvorfor, og gjør det om dem
Starter e-posten med «Microsoft krever», hører folk at IT har fått en oppgave i fanget og sender den videre. Bruk gjerne datoen fra Microsoft til å skape litt fart, men gi begrunnelsen med dine egne ord, og begynn med hva som endrer seg for den som leser. Og må du nevne en risiko, så si hva folk skal gjøre i setningen rett etter. En advarsel uten et tydelig neste steg får stort sett folk til å se en annen vei, og her betyr det å trykke «Skip for now».
Eksempel: I stedet for «Microsoft fjerner SMS-koder, og du må registrere en passkey innen 1. februar», prøv «Innloggingen blir snart raskere. Neste gang du logger inn, blir du bedt om å sette opp en passkey. Det tar et par minutter, og så slipper du å vente på koder.»
Pro tips: Innrøm at du tar fra dem en vane. En setning som «vi vet at dere er vant til koder» myker opp mer enn enda et argument.
2. Gjør endringen så konkret som mulig
Ingen trenger å forstå hvordan en passkey fungerer. Det de trenger å vite er hva de skal gjøre når beskjeden dukker opp. Beskriv akkurat det øyeblikket, slik at endringen er så konkret som mulig.
Eksempel: «Etter at du har logget inn, får du opp en beskjed om passkey. Klikk Next og følg stegene på telefonen eller PC-en. Du kan bli spurt igjen på en annen enhet, og sånn skal det være.» Den siste setningen sparer deg for en god del saker. Uten den ser den andre beskjeden ut som om noe har gått i stykker.
Pro tips: Begrenser du hvor mange ganger folk kan hoppe over, så si det fra start. «Du kan hoppe over dette tre ganger» høres rettferdig ut, mens å oppdage grensen på fjerde forsøk føles som en felle.
3. Kjør en pilot før du sender til alle
Sender du én e-post til alle, finner du ut hva som var uklart fra hele bedriften samme morgen. Start derfor heller med en liten gruppe i en avgrenset periode. Bruk tilbakemeldingene du får fra den piloten til å forbedre utrullingen før den går ut til alle.
Eksempel: En IT-organisasjon vi jobber med, startet med sine egne ansatte og gikk deretter videre til ledergruppen i en av kommunene den betjener. IT fikk finne problemene hos seg selv først, og lederne ble budbringere som allerede hadde gjort det.
Pro tips: Be ledergruppen registrere seg først. En leder som har gjort det, har noe ekte å fortelle, og «jeg gjorde det på mandag, og det gikk raskere enn jeg trodde» slår enhver mal. Sett deg gjerne ved siden av noen av dem mens de gjør det. Observasjon er ofte den beste måten å få feedback på.
4. Riktig budskap fra riktig avsender
Vi går til ulike folk med ulike spørsmål. Når en beskjed kommer fra en leder, eller noen man allerede har en relasjon med, så er det større sannsynlighet for at man hører på avsenderen. Fordel derfor oppgaven ut i organisasjonen.
Eksempel: Når du får en e-post fra din egen leder, åpner du den, fordi den som regel handler om deg og jobben din. Når det kommer en generell e-post fra IT-avdelingen, havner den ofte rett i arkivet, fordi den går til hele bedriften og sikkert ikke gjelder deg. Samme beskjed blir lest helt forskjellig, avhengig av hvem som sender den.
Pro tips: Avdelingsledere er ofte svært travle, så det er fort gjort å føle seg «ghostet». Som regel har de bare mye å gjøre, så gjør det enkelt for dem: be om to minutter i et møte de allerede har, skriv en mal for dem så de bare trenger å sende den eller lese den opp, og la deres egen sjef være den som spør.
Bsure-tips: Fra My Team eller My Organization i Bsure kan du delegere listen over hvem som fortsatt bruker SMS, til hver leder. De får en e-post med en direkte lenke til sin del av listen, og de trenger ingen Bsure-konto for å motta den.
5. Vis fremdriften, og steng den gamle døren
Folk er mye mer villige til å flytte på seg når de ser at andre gjør det. Del tallene per avdeling underveis, så alle team ser hvor de står. Litt vennlig sammenligning gjør som regel resten.
Og så lenge SMS fortsatt finnes, vil noen fortsette å bruke det. Når noen har en passkey på alle enhetene de bruker, fjerner du SMS og tale fra kontoen deres. Det er bedre å gjøre det selv, i bølger og i arbeidstiden, enn å la Microsoft gjøre alt på én gang en mandag morgen i februar.
Eksempel: Et kort innlegg i Teams hver uke: «Økonomi og HR er i mål. Salg tar innpå. Takk til alle som allerede har byttet.» Du må gjerne nevne avdelingen som ligger sist, men med et lite glimt i øyet.
Pro tips: La nye ansatte starte med passkey fra første dag. Det er ingen grunn til å gi nyansatte metoden du nettopp har brukt måneder på å fase ut.
Bsure-tips: Bsure holder tallet på hvor mange som fortsatt bruker SMS eller tale oppdatert per avdeling og leder, med trend over tid, så du slipper å skrive et nytt script hver gang noen spør hvordan det går.
Gratis prompts til din egen kommunikasjon
Microsoft har laget flere gode e-postmaler for denne endringen. Haken er at de er skrevet for alle bedrifter på én gang og de er på engelsk. Promptene under hjelper deg å gjøre dem om til beskjeder som høres ut som deg. De fungerer i Copilot, ChatGPT, Claude eller den assistenten du har lov til å bruke.
1. Skriv om en mal så folk faktisk handler på den
Skriv om Microsoft-malen under for ansatte i [bedrift], en virksomhet innen [bransje] med rundt [antall] ansatte. Skriv på [norsk / engelsk / svensk]. Beskjeden ber dem registrere en passkey før innloggingskoder på SMS og tale slutter å virke 1. februar 2027.
Bygg den opp i denne rekkefølgen:
1. Hva som endrer seg for leseren, i én setning: raskere innlogging uten noe å taste inn.
2. Det ene de må gjøre: fullføre passkey-oppsettet når det dukker opp etter at de har logget inn.
3. Hva de kan forvente: det tar et par minutter, og de kan bli spurt igjen på en annen enhet. Det er helt normalt.
4. Hvor de får hjelp.
Tone: vennlig, enkel og trygg. Skriv som en hjelpsom kollega, ikke som IT eller en leverandør. Signer med navnet til en person, ikke «IT-avdelingen».
Regler:
- Bruk 1. februar 2027 som dato. Noen av Microsofts maler sier 28. januar.
- Ingen faguttrykk, ingen trusler og ikke «Microsoft krever».
- Ikke skriv at folk mister tilgang eller blir låst ute. De som bare har SMS eller telefon som metode, blir bedt om å sette opp en passkey før de kan fortsette.
- Behold stegene og lenkene fra malen, med de navnene på knapper og menyer som folk ser på sin egen skjerm. Kutt alt annet som ikke trengs.
- Hold den under 150 ord, og lag en emnelinje og en Teams-versjon på to linjer.
Beskjed:
[lim inn malen]
Skriv om Microsoft-malen under for ansatte i [bedrift], en virksomhet innen [bransje] med rundt [antall] ansatte. Skriv på [norsk / engelsk / svensk]. Beskjeden ber dem registrere en passkey før innloggingskoder på SMS og tale slutter å virke 1. februar 2027.
Bygg den opp i denne rekkefølgen:
1. Hva som endrer seg for leseren, i én setning: raskere innlogging uten noe å taste inn.
2. Det ene de må gjøre: fullføre passkey-oppsettet når det dukker opp etter at de har logget inn.
3. Hva de kan forvente: det tar et par minutter, og de kan bli spurt igjen på en annen enhet. Det er helt normalt.
4. Hvor de får hjelp.
Tone: vennlig, enkel og trygg. Skriv som en hjelpsom kollega, ikke som IT eller en leverandør. Signer med navnet til en person, ikke «IT-avdelingen».
Regler:
- Bruk 1. februar 2027 som dato. Noen av Microsofts maler sier 28. januar.
- Ingen faguttrykk, ingen trusler og ikke «Microsoft krever».
- Ikke skriv at folk mister tilgang eller blir låst ute. De som bare har SMS eller telefon som metode, blir bedt om å sette opp en passkey før de kan fortsette.
- Behold stegene og lenkene fra malen, med de navnene på knapper og menyer som folk ser på sin egen skjerm. Kutt alt annet som ikke trengs.
- Hold den under 150 ord, og lag en emnelinje og en Teams-versjon på to linjer.
Beskjed:
[lim inn malen]
Skriv om Microsoft-malen under for ansatte i [bedrift], en virksomhet innen [bransje] med rundt [antall] ansatte. Skriv på [norsk / engelsk / svensk]. Beskjeden ber dem registrere en passkey før innloggingskoder på SMS og tale slutter å virke 1. februar 2027.
Bygg den opp i denne rekkefølgen:
1. Hva som endrer seg for leseren, i én setning: raskere innlogging uten noe å taste inn.
2. Det ene de må gjøre: fullføre passkey-oppsettet når det dukker opp etter at de har logget inn.
3. Hva de kan forvente: det tar et par minutter, og de kan bli spurt igjen på en annen enhet. Det er helt normalt.
4. Hvor de får hjelp.
Tone: vennlig, enkel og trygg. Skriv som en hjelpsom kollega, ikke som IT eller en leverandør. Signer med navnet til en person, ikke «IT-avdelingen».
Regler:
- Bruk 1. februar 2027 som dato. Noen av Microsofts maler sier 28. januar.
- Ingen faguttrykk, ingen trusler og ikke «Microsoft krever».
- Ikke skriv at folk mister tilgang eller blir låst ute. De som bare har SMS eller telefon som metode, blir bedt om å sette opp en passkey før de kan fortsette.
- Behold stegene og lenkene fra malen, med de navnene på knapper og menyer som folk ser på sin egen skjerm. Kutt alt annet som ikke trengs.
- Hold den under 150 ord, og lag en emnelinje og en Teams-versjon på to linjer.
Beskjed:
[lim inn malen]
2. Gi lederne ordene
Skriv et kort manus en teamleder kan si på to minutter i et teammøte. Teamet er [team/avdeling] og bruker stort sett [enheter]. Lederen har allerede registrert en passkey og skal si det med egne ord. Ta med: hvorfor vi gjør dette, hva det betyr for teamet, det ene de må gjøre, og hvem de kan spørre.
Bruk bare disse fakta: SMS-koder for innlogging slutter å virke [dato], folk får opp en beskjed om passkey etter at de har logget inn, og hjelp finnes hos [kontakt til servicedesk]
Skriv et kort manus en teamleder kan si på to minutter i et teammøte. Teamet er [team/avdeling] og bruker stort sett [enheter]. Lederen har allerede registrert en passkey og skal si det med egne ord. Ta med: hvorfor vi gjør dette, hva det betyr for teamet, det ene de må gjøre, og hvem de kan spørre.
Bruk bare disse fakta: SMS-koder for innlogging slutter å virke [dato], folk får opp en beskjed om passkey etter at de har logget inn, og hjelp finnes hos [kontakt til servicedesk]
Skriv et kort manus en teamleder kan si på to minutter i et teammøte. Teamet er [team/avdeling] og bruker stort sett [enheter]. Lederen har allerede registrert en passkey og skal si det med egne ord. Ta med: hvorfor vi gjør dette, hva det betyr for teamet, det ene de må gjøre, og hvem de kan spørre.
Bruk bare disse fakta: SMS-koder for innlogging slutter å virke [dato], folk får opp en beskjed om passkey etter at de har logget inn, og hjelp finnes hos [kontakt til servicedesk]
3. Svar på spørsmålene før de blir saker
Skriv en kort FAQ for ansatte som går fra SMS-koder til passkeys. Brukerne våre bruker stort sett [Windows-PC / Mac / iPhone / Android]. Ta med disse spørsmålene i et enkelt språk: «Jeg har allerede en passkey, hvorfor spør den igjen?», «Hva om jeg mister telefonen?», «Kan jeg hoppe over dette?» og «Hvem kontakter jeg?».
Svar bare ut fra disse fakta om oppsettet vårt: folk kan hoppe over beskjeden [antall] ganger, hvis noen mister telefonen [hva servicedesken gjør], og servicedesken vår er [kontakt]. Har du ikke fakta til et svar, skriv [SJEKK]
Skriv en kort FAQ for ansatte som går fra SMS-koder til passkeys. Brukerne våre bruker stort sett [Windows-PC / Mac / iPhone / Android]. Ta med disse spørsmålene i et enkelt språk: «Jeg har allerede en passkey, hvorfor spør den igjen?», «Hva om jeg mister telefonen?», «Kan jeg hoppe over dette?» og «Hvem kontakter jeg?».
Svar bare ut fra disse fakta om oppsettet vårt: folk kan hoppe over beskjeden [antall] ganger, hvis noen mister telefonen [hva servicedesken gjør], og servicedesken vår er [kontakt]. Har du ikke fakta til et svar, skriv [SJEKK]
Skriv en kort FAQ for ansatte som går fra SMS-koder til passkeys. Brukerne våre bruker stort sett [Windows-PC / Mac / iPhone / Android]. Ta med disse spørsmålene i et enkelt språk: «Jeg har allerede en passkey, hvorfor spør den igjen?», «Hva om jeg mister telefonen?», «Kan jeg hoppe over dette?» og «Hvem kontakter jeg?».
Svar bare ut fra disse fakta om oppsettet vårt: folk kan hoppe over beskjeden [antall] ganger, hvis noen mister telefonen [hva servicedesken gjør], og servicedesken vår er [kontakt]. Har du ikke fakta til et svar, skriv [SJEKK]
4. Test beskjeden før du sender den
Les beskjeden under som en travel og litt skeptisk ansatt som ikke har bedt om denne endringen. Fortell meg: hva du ville misforstått, hva som ville fått deg til å trykke «Skip for now», og hvilken setning du ville sluttet å lese ved. Foreslå så de tre minste endringene som ville fikset det.
Beskjed:
[lim inn utkastet ditt]
Les beskjeden under som en travel og litt skeptisk ansatt som ikke har bedt om denne endringen. Fortell meg: hva du ville misforstått, hva som ville fått deg til å trykke «Skip for now», og hvilken setning du ville sluttet å lese ved. Foreslå så de tre minste endringene som ville fikset det.
Beskjed:
[lim inn utkastet ditt]
Les beskjeden under som en travel og litt skeptisk ansatt som ikke har bedt om denne endringen. Fortell meg: hva du ville misforstått, hva som ville fått deg til å trykke «Skip for now», og hvilken setning du ville sluttet å lese ved. Foreslå så de tre minste endringene som ville fikset det.
Beskjed:
[lim inn utkastet ditt]
